کدینگ حسابداری | اکسل تولیدی، بازرگانی و خدماتی منطبق بر استاندارد شماره 1 | persianfi

توضیحات

کدینگ حسابداری – اکسل کدینگ جامع حسابداری

جهت شرکت های تولیدی، بازرگانی و خدماتی منطبق با استاندارد شماره 1 لازم اجرا جهت تهیه صورت های مالی از ابتدای سال 1398 و برای سال 1403  و استاندارد بین المللی IFRS

کدینگ جامع حسابداری

فهرست حسابهای تفضیلی

دانلود اکسل کدینگ حسابداری

کدینگ حسابداری چیست ؟

در این مقاله سعی داریم شما را با مفهوم کدینگ در حسابداری آشنا کنیم و سپس به بررسی نمونه‌های کدینگ در حساب‌های مختلف بپردازیم.

این مقاله برای افراد ذیل حائز اهمیت بسیار است :

• کارشناسان حسابداری
• کار آموزان حسابداری
• دانشجویان رشته حسابداری
• کارفرمایان
• حسابرسان

حسابداران افرادی هستند که معمولاً با همه‌ی موضوعاتی که به نحوی با عملیات مالی شرکت‌ها و سازمان‌ها ارتباط پیدا می‌کند، سر و کار دارند؛ به همین خاطر باید قبل از هر چیز یک نظم کلی را در موضوعات مالی شرکت ایجاد کرده و آن‌ها را در قالب عناوین اصلی و فرعی سامان بخشند.

حسابداری با اعداد و ارقامی که در قالب گزارشات به استفاده کننده گان ارائه می دهد از طرف آن کسب و کارها سخن می گوید.

حسابداری با گزارشات خود به ما می گوید که یک کسب و کار در چه وضعیتی است؟ آیا کسب و کار مسیر درستی را در پیش گرفته است؟ آیا کسب و کار دچار ضرر و زیان شده است؟

اگر در هر کسب و کاری از حسابداری به طور صحیحی استفاده بشود پاسخ تمامی این سوالات را می توانید در آن پیدا کنید.

بر میگردیم به موضوع اصلی حسابداری که همان کدینگ حسابداری است، در واقع اگر حسابداری را زبان تجارت و کسب و کار بدانیم، هر زبانی حروف الفبا دارد و کدینگ حسابداری الفبای زبان حسابداری است.

متخصصان و متفکران حسابداری، برای حل این مسئله و چالش‌های مرتبط با آن، سیستمی را با عنوان کدینگ حسابداری در نظر گرفته‌اند که از طریق آن می‌توان یک سیستم یکپارچه و منظم برای قرار گرفتن اطلاعات مالی در ذیل هر کدام از عناوین اصلی یا فرعی طراحی کرد.

در صورت نبود سیستم کدینگ حسابداری، کارهای انجام شده به درستی قابل پیگیری نخواهند بود، این مسئله به ویژه برای شرکت‌ها و سازمان‌هایی که دارای ساختار گسترده و شبکه‌های پیچیده‌ی مالی هستند، ضرورت بیشتری پیدا می‌کند، زیرا انبوهی از اطلاعات مالی ایجاد شده و باید مدیریت شوند که این مدیریت، جز از طریق ایجاد یک نظم کلی امکان‌پذیر نیست.

از آنجایی که طراحی کدینگ حسابداری یک کار تخصصی است ، تصمیم گرفتیم شما را با الفبای طراحی کدینگ حسابداری آشنا کرده و نکاتی را در این زمینه توضیح دهیم.

کدینگ حسابداری و الفبای حسابداری

• شناسایی رویداد های مالی

• ثبت رویداد های مالی
• تلخیص و تفسیر
• گزارشات

به مرحله شناسایی ، در مقاله ای دیگر ورود می کنیم اما :

اگر در مرحله دوم بخواهیم رویداد های مالی را ثبت کنیم، ثبت این رویداد ها در قالب قوانین و قوائد انجام می شود، مانند قوانین بدهکار و بستانکار یا دائم  و موقت به این قوانین و مقررات استاندارد های حسابداری می گویند.

و اگر در قالب این قوانین آن ها را ثبت کنیم باید مورد چینش قرار بگیرند و در قالب گزارشات ارائه داده شوند؛ چینش این محتوا ها با استاندارد های حسابداری انجام می شود.

نقش کدینگ حسابداری در بخش ثبت رویداد ها با چهار چوب قوانینی صورت می گیرد که یکی از آن قوانین کدینگ حسابداری است.

کدینگ حسابداری زبان مشترک در سیستم اطلاعاتی حسابداری است و بر اساس آن، ثبت های حسابداری و  گزارش‌های مالی تهیه و ارائه می‌شوند، به همین دلیل در طراحی کدینگ حسابداری باید اصول، ضوابط، استانداردهای حسابرسی و حسابداری و همچنین خصوصیات صنعت نیز در نظر گرفته شوند.

کدینگ حسابداری به زبان ساده به دسته‌بندی و مرتب کردن عناوین فعالیت‌های مرتبط با حسابداری گفته می‌شود که امکان چینش و تلخیص موضوعات مالی و عملیات‌ها را بر اساس موضوع فعالیت و سطح فعالیت برای حسابداران امکان‌پذیر و برای ساماندهی عملیات حسابداری استفاده می‌شود.

لازم به ذکر است، که طراحی کدینگ‌ها بر اساس معادله حسابداری، استاندارد شماره 1، خصوصیات صنعت و مطابق صورت‌های مالی اساسی انجام می‌شود.

آیا همه‌ مشاغل نیاز به کدینگ حسابداری دارند ؟

در واقع به نظمی که سبب جلوگیری از آشفتگی اطلاعات مالی می‌شود، کدینگ حسابداری می‌گوییم، به همین خاطر طراحی کدینگ حسابداری برای تمام سازمان‌ها، شرکت‌ها و کسب و کارها اعم از کوچک و بزرگ یا دولتی و خصوصی ضرورت دارد.

البته این ضرورت به نسبت میزان پیچیدگی یا سادگی فعالیت آن‌ها و همچنین حجم عملیات مالی ، خاصه صنعت و … می‌تواند متغیر باشد؛ به طوری که هر کسب و کاری الزاما باید متناسب با فعالیت‌هایشان کدینگ حسابداری را برای خود طراحی کنند،

تا در انجام عملیات مالی و دسته‌بندی و پیگیری و گزارش گیری های آن‌ها، مشکلی به وجود نیاید .

کدینگ نباید طوری طراحی شده باشد، که در تضاد با استاندارد حسابرسی باشد، اکثر سیستم‌های حسابداری این کدینگ‌ها را به صورت پیش فرض، طراحی می‌کنند ، البته لازم است حسابداران آن‌ها را بررسی کرده و در صورت نیاز کدینگ را اصلاح کنند.

در کدینگ حسابداری سرفصل‌های اصلی و فرعی فعالیت‌ها مشخص می‌شود و هم ارتباط بین آن‌ها برای کسانی که قرار است به اطلاعات دسترسی و بوسیله آن تصمیم گیری کنند .

طراحی کدینگ حسابداری سبب می‌شود تا اطلاعات مالی به راحتی قابل تفکیک باشند و در مواقع لزوم دسترسی به آن‌ها در سریع‌ترین زمان ممکن صورت گیرد.

کدینگ جامع حسابداری | کدینگ استاندارد حسابداری

مزایای کدینگ حسابداری:

• دقت و کارایی : استفاده از کدینگ حسابداری باعث افزایش دقت و کارایی در ثبت معاملات مالی و جستجوی سریع اطلاعات مورد نیاز می‌ شود .

• سرعت بیشتر : کدینگ حسابداری باعث افزایش سرعت و دقت در انجام عملیات مالی می‌شود، با استفاده از کدهای منحصر به فرد، تراکنش‌ها به سرعت ثبت می‌شوند و خطای انسانی در ورود اطلاعات کاهش می‌یابد، این امر بهبود کیفیت و اعتماد اطلاعات مالی را نیز به همراه دارد.

• گزارش‌دهی مناسب : کدینگ حسابداری به‌ مدیران امکان می‌دهد گزارش‌ها و اطلاعات مالی را به صورت منظم و منطقی بدست آورند.

• استاندارد سازی و یکپارچه‌سازی عملیات مالی : کدینگ حسابداری به ما کمک می‌کند تا عملیات مالی را بر اساس یک الگوی مشخص استاندارد کنیم، این استانداردسازی باعث می‌شود تا تمام رویدادهای مالی به صورت یکپارچه و قابل مقایسه در سراسر سازمان ثبت شوند و امکان تحلیل و مقایسه آن‌ها فراهم شود.

• تسهیل در گزارشگیری : با دسته‌بندی رویدادهای مالی و کدگذاری آن‌ها، اطلاعات مورد نیاز برای تهیه گزارش‌ها به صورت سازمان ‌یافته و قابل دسترسی آسان قرار می‌گیرد، که در نتیجه تهیه گزارشات مالی سریعتر و موثرتر صورت می‌ پذیرد .

• سازگاری و هماهنگی : استفاده از یک ساختار کدینگ مشترک در سیستم حسابداری باعث سهولت در تبادل اطلاعات و هماهنگی بین واحدها و بخش‌های مختلف سازمان می‌ شود .

• پیگیری آسان تر : با استفاده از کدینگ حسابداری می‌ توان معاملات را به‌راحتی پیگیری و کنترل کرد و اشتباهات را به‌سادگی شناسایی نمود .

• جلوگیری از بی نظمی : بی نظمی حاصل از تنوع و تعدد این حجم بزرگ از اطلاعات را  کدینگ حسابداری خنثی می سازد .

آموزش کدینگ حسابداری – دانلود اکسل کدینگ حسابداری – کدینگ در حسابداری 

کدینگ حسابداری چگونه طراحی می‌شود ؟

در طراحی کدینگ حسابداری باید به مواردی مانند اصول و استانداردهای حسابداری ، فعالیت‌های سازمان یا شرکت، کنترل‌های داخلی و گزارش‌های مورد نیاز داخلی و یا بیرون از سازمان توجه کرده و بر اساس آن ساختار را طراحی نمود.

منظور از اصول حسابداری آن است که تمام سیستم‌های کدینگ برای هر نوع از کسب و کار باید در اصول طراحی و در نظر گرفتن بخش‌های کلی از قوانین خاصی پیروی کنند.

فعالیت‌ های شرکت نیز ناظر به نوع فعالیت‌ ها و میزان آنها است که با توجه به فعالیت‌ های اصلی، فرعی و حاشیه‌ ای تنظیم می‌ شوند .

کنترل‌ های داخلی نیز اگرچه ممکن است در بسیاری از سازمان‌ ها به دلیل ساختار مشابه بروکراتیک شبیه به هم باشند، اما معمولاً متناسب با خود سازمان در نظر گرفته می‌ شوند .

گزارش‌ های درون و برون سازمانی نیز گزارش‌ هایی هستند که باید در انجام عملیات مالی ساختار یافته لحاظ گردند و یا ارائه شوند.

جدیدترین کدینگ حسابداری

انواع کدینگ حسابداری

۱ – کدینگ حفظی:  این نوع از کد دهی حساب‌ها، بر پایه‌ی حروف اول حساب‌ها (به زبان فارسی) بوده و یکی از ساده‌ترین طراحی های کدینگ می‌باشد.

همچنین، مختصرنویسی یکی دیگر از ویژگی های این طراحی است. برای مثال: حساب‌های دریافتنی به صورت ح – د شناسایی می‌شوند.

۲ – کدینگ پی در پی :  در کدینگ حسابداری پی در پی، که با واژه‌های سریالی و متوالی نیز از آن نام برده می‌شود، اعداد به شکل متوالی ( پشت سرهم ) به حساب ها تعلق می‌گیرند.

۳ – کدینگ سلسله مراتبی :  کدینگ حسابداری سلسله مراتبی یکی از کاربردی ترین و متداول ترین انواع طراحی کدینگ می‌باشد.

در این روش، هیچ‌گونه محدودیتی در تعداد تعریف داده‌های مالی، کالاها و حساب‌ها وجود نداشته و همچنین، از دقت بسیار بالایی برخوردار می‌باشد.

۴ – کدینگ توده ای : طراحی کدینگ حسابداری توده‌ای، تنها برای یک دوره ی مالی کاربرد دارد و در طی این روش، می‌توان کدها را به یک حساب نسبت داد.

۵ – کدینگ وجهی : قرارگیری اعداد و کدها را بر طبق قوانین استاندارد است به طوری که، هر یک از اعداد بیانگر نوع خاصی از حساب ها و زیر مجموعه آنها می‌باشند.

مرسوم ترین شکل کدینگ حسابداری ، کدینگ سلسله مراتبی است و بیشترین استفاده را در نرم افزار های حسابداری و همچنین حسابداری سنتی دارد ، که در این مقاله  کدینگ سلسله مراتبی را برایتان تشریح می کنیم .

ساختار طراحی کدینگ حسابداری

یکی از موارد مهم در آموزش حسابداری ، ساختار صحیح کدینگ حسابداری می باشد. این ساختار عبارت است از :

۱ – گروه حساب : صورت حساب های مالی در سطح گروه حساب قرار می گیرند. از جمله: دارایی ، بدهی ، حقوق مالکانه ( سرمایه ) ، فروش و درآمد ، هزینه ، بهای تمام شده و حسابهای کنترلی ، حسابهای انتظامی

سرگروه حساب‌ها درواقع همان حساب‌های اصلی هستند که دسته‌بندی کلی براساس آن‌ها شکل می‌گیرد و برای نمایش شمای کلی حساب‌ها استفاده می‌شوند .

۲ – حساب کل : گروه حساب ها در حساب کل به شاخه های کوچکتری تقسیم شده و حساب های مورد نیاز و فعالیت های شرکت در این سطح جای خواهند داشت.

همچنین حساب کل برای اداره دارایی و سازمان امور مالیاتی بسیار مهم هستند و عملکرد آن‌ها نیز باید برای گزارش به این سازمان‌ها ارائه شود.

۳ – حساب معین : حساب معین را نیز می توان زیر مجموعه ی حساب کل به شمار آورد، زیرا ، جزئیات حساب کل را می توان در حساب معین مشاهده نمود و بیشتر برای منظور گزارش‌دهی و تصمیم‌گیری مفید هستند .

حساب ها به همین ترتیب در کدینگ حسابداری خرد و خردتر می شوند، تا جایی که به حساب های تفصیلی برسیم.

4 – حساب‌های تفضیلی :  حساب‌هایی هستند که برای هر سازمان منحصراً تعریف می‌شوند، اگر در سیستم کدگذاری حساب تفضیلی به یک حساب معین متصل باشد، آن را استاندارد و در غیر این صورت، آن را شناور می‌نامند.

در این ساختار، هر شاخه درخت دارای یک سرگروه بوده و در بخش‌های بعدی یک حساب کل، حساب معین و نهایتاً حساب‌های تفضیل در آن‌ها قرار می‌گیرند .

بنابراین در کدینگ حسابداری ، علاوه‌ براینکه سرفصل‌ های اصلی و فرعی فعالیت‌ ها و موضوعات مربوطه مشخص می‌ شود ، قادر هستیم که ارتباط بین آنها را برای استفاده کنندگان و کسانی که قرار است به اطلاعات دسترسی پیدا کنند، واضح کنیم.

عناصر کدینگ حسابداری:

• • کد یا شماره حساب : هر حساب در سیستم حسابداری یک کد یا شماره منحصر به فرد دارد که به عنوان هویت آن حساب شناخته می‌ شود .

این کد یا شماره حساب معمولاً از اعداد و ارقام تشکیل شده است و می‌تواند به‌صورت ساده و منطقی حساب‌ها را تفکیک کند. به عنوان مثال، کد 1101 ارزش دفتری زمین و کد 3701  برای حساب سود و زیان انباشته ، استفاده می شود .

• • طبقه‌بندی حساب‌ها : حساب‌ها معمولاً بر اساس نوع و خصوصیات آن‌ها در طبقه‌بندی‌های مختلف قرار می‌گیرند. این طبقه‌بندی‌ها می‌توانند شامل دسته‌های مختلفی از حساب‌ها مثل دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام، درآمدها، هزینه‌ها و … باشند.
  • نام حساب : هر حساب به‌علاوه‌ی کد یا شماره، نام خاص خود را دارد که توصیف‌کننده‌ نوع و محتوای آن حساب است.

نام حساب می تواند به صورت فارسی یا انگلیسی باشد و باید به‌ صورت کامل و معین محتوای آن حساب را نشان دهد.

کدینگ حسابداری تولیدی | کدینگ حسابداری بازرگانی | کدینگ حسابداری خدماتی | کدینگ حسابداری پیمانکاری | کدینگ استاندارد حسابداری

مرحله اول کدینگ حسابداری :

تعیین گروه حساب ها اولین بخش کدینگ محسوب می شود. در این بخش به هر گروه از حساب ها یک عدد اختصاص داده می شود که در زیر مشاهده می کنید.

کد حساب گروه حساب استاندارد

• گروه حساب ۱: دارایی‌های غیر جاری
• گروه حساب ۲: دارایی‌های جاری
• گروه حساب ۳:  حقوق مالکانه  ( سرمایه )
• گروه حساب ۴: بدهی های غیرجاری
• گروه حساب ۵: بدهی های جاری
• گروه حساب ۶: ‫درآمد و فروش‬‏
• گروه حساب ۷: هزینه ها
• گروه حساب ۸: خرید و بهای تمام شده‬‏
• گروه حساب ۹: حساب های انتظامی

کد حساب گروه حساب قدیم ( منسوخ )

• گروه حساب ۱: دارایی‌های جاری
• گروه حساب ۲: دارایی‌های غیر جاری
• گروه حساب ۳: بدهی‌های جاری
• گروه حساب ۴: بدهی‌های بلندمدت
• گروه حساب ۵: حقوق صاحبان سهام
• گروه حساب ۶: درآمدها
• گروه حساب ۷: بهای تمام شده کالاهای فروش رفته و خدمات ارائه شده
• گروه حساب ۸: هزینه‌ها
• گروه حساب ۹: سایر حساب‌ها

ساختار استاندارد در کدینک حسابداری

این ساختار استاندارد برای کدینگ در حسابداری به شما امکان می‌دهد تا اطلاعات حسابداری را به صورت سازمان‌یافته و قابل فهم و مربوط در سیستم حسابداری خود مدیریت کنید.

هر سطح از کدینگ به عنوان یک سطح زیرشاخه به سطح قبلی متصل می‌شود، که باعث سهولت در شناسایی و طبقه‌بندی حساب‌ها می‌شود.

نکات مهم در مورد ساختار کدینگ حسابداری

1. استانداردهای حسابداری : در نظر گرفتن استانداردهای حسابداری معتبر، مانند استانداردهای IFRS (International Financial Reporting Standards)  یا  GAAP (Generally Accepted Accounting Principles)، بسیار حائز اهمیت است، این استانداردها مقررات و روش‌های مناسب برای حسابداری مالی را تعیین می‌کنند و تأثیر بزرگی در ساختار کدینگ حسابداری دارند.
2. فعالیت شرکت : برای تنظیم ساختار کدینگ حسابداری، باید به فعالیت‌ها و عملیات اصلی شرکت توجه شود.

این شامل شناخت نیازها و وظایف شرکت، تجزیه و تحلیل مراحل فرآیند کسب و کار و شناسایی حساب‌های مرتبط با آنها است، هر حساب باید توانایی توصیف دقیقی از عملکرد بخشی از فرایند شرکت را داشته باشد.

1. کنترل‌های داخلی : ساختار کدینگ حسابداری باید با کنترل‌ های داخلی شرکت سازگاری داشته باشد.

این شامل مواردی مانند جداسازی وظایف، تأیید و تصویب مستندات، ایجاد سیستم‌ های مستند سازی و پیگیری است . ساختار کدینگ حسابداری باید بر اساس این کنترل‌ ها و تجزیه و تحلیل ریسک‌ های شرکت طراحی شود.

    2. گزارشات مورد نیاز : در تنظیم ساختار کدینگ حسابداری ، نیازمندی‌ های گزارشات مالی درون سازمانی و برون سازمانی را باید در نظر گرفت، ساختار کدینگ باید قابلیت تولید گزارشات مالی دقیق، مربوط و مفید را داشته باشد تا بتواند نیازهای مدیران، سرمایه‌ گذاران، بانک‌ها، مراجع مالیاتی و سایر ذینفعان را برآورده کند.

بخش دوم کدینگ حسابداری :

بخش دوم کدینگ، ریز کردن حساب های مرحله قبل به حساب های کل می باشد، یعنی به هر کدام از حساب های کل گروه های مرحله قبل، یک کد دیگر می دهیم.

مثلا دارایی های دارایی های نامشهود ، اولین حساب کل از گروه دارایی های غیر جاری است بنابر این می توان به آن کد 13 داد که در آن 1 به معنای ” دارایی های غیر جاری”  و 3 به معنای ” دارایی های نامشهود ” می باشد.

مرحله سوم کدینگ حسابداری :

در این مرحله هر کدام از حساب های کل را به اجزای آن تفکیک کرده و به هرکدام کدی اختصاص می دهیم ( کد معین ) .

به طور مثال حساب ” دارایی های ثابت مشهود‬‏ ” ، که از گروه دارایی های غیر جاری می باشد و به آن کد 101 دادیم خود دارای دو بخش است و بخش اول آن دارایی های غیر جاری 1 و بخش دوم ” دارایی های ثابت مشهود ” کد 01

به همین شیوه 211 ( 11 – 2 ) به معنای گروه دارایی های جاری “1” – موجودی نقد “11”‬‏  می باشد.

مرحله چهارم از کدینگ حسابداری :

در این مرحله از کدینگ حسابداری، هر کدام از حسابهای معین را به اجزاء کوچکتر تقسیم کرده و بر اساس نیاز سازمان کد تفضیلی ایجاد می کنیم.

نکته : از کد تفضیلی در نرم افزارهای حسابداری جهت ثیت رویداد های مالی استفاده می شود.

به عنوان مثال کد 2110001 که سه بخش می باشد

• دارایی جاری 2
• موجودی نقد 11
• موجودی نقد صندوق ریالی‬‏ 0001

مثال دوم :

کد 7050003 که نشان دهده :

• هزینه 7
• هزینه های غیر عملیاتی 05
• هزینه استهلاک ماشبین آلات و تجهیزات‬ 0003

نرم افزار های مالی:

همانطور که می دانید کدینگ حسابداری کاری زمانبر و حوصله سر بر است ! امروزه معمولا کمتر کسی به طور دستی اقدام به کدینگ حسابداری می کند و اغلب از نرم افزار های حسابداری بهره می گیرند.

به هرحال این نرم افزار ها نه خسته می شوند نه حتی خطای محاسباتی از آنها سر می زند، همچنین امکان تغییرات گسترده در آنها و امکان فراخوانی داده ها از اکسل در آنها وجود دارد و این روش گزینه ی مناسبی برای کدینگ حسابداری در نرم افزارها می باشند.

همچنین مشاهده کنید : اکسل جامع حقوق و دستمزد