اکسل انبارگردانی هوشمند | نرم افزار مدیریت انبار persianfi

توضیحات

اکسل انبارگردانی هوشمند | نرم افزار مدیریت انبار

1. اکسل انبار گردانی کاملا فرموله شده
2. قابلیت انبارگردانی 999 کالا بصورت تعدادی و ریالی
3. قابلیت چاپ هوشمند تگ ( برچسب ) تمام یا قسمتی از کالاها
4. فایل با دید آموزشی و تحقیقی، سورس باز ارائه شده
5. دستورالعمل انبار گردانی جهت ارائه به حسابرسی و مدیر مجموعه
6. صورتجلسه انبارگردانی تعدادی و ریالی
7. چک لیست کنترل انبار
8. فرم صورتجلسه کنترل وضعیت انبار
9. فرم صورتجلسه کالاهای امانی

اکسل انبارگردانی

انبارگردانی چیست؟ نحوه انبارگردانی چگونه است؟

انبارگردانی یا مدیریت انبار، فرایند مدیریت و کنترل مواد و کالاها بصورت تعدادی و ریالی در یک انبار است. این فرایند شامل دریافت، ذخیره، حفظ و توزیع مواد و کالاها در انبار می‌ باشد.

اکسل انبارگردانی هوشمند | نرم افزار مدیریت انبار

مراحل انبار گردانی :

1. دریافت کالا: این مرحله شامل دریافت کالاها از تامین کنندگان و ثبت آنها در سیستم انبارگردانی می‌ باشد.
2. ذخیره سازی: کالاها باید به صورت منظم و سازماندهی شده در انبار ذخیره شوند تا در زمان نیاز به راحتی قابل دسترسی باشند.
3. حفظ و نگهداری مناسب: محافظت از کالاها در برابر خرابی، سرقت و آسیب‌ های دیگر از جمله مراحل مهم انبارگردانی است.
4. توزیع بموقع: کالاها باید به موقع و به صورت صحیح از انبار توزیع شوند تا نیازهای مشتریان به درستی برآورده شود.
5. مدیریت موجودی: مدیریت موجودی به معنی کنترل و مدیریت تعداد و مقدار کالاهای موجود در انبار است تا موجودی بهینه حفظ شود و هزینه‌های اضافی کاهش یابد.
6. استفاده از فناوری: استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی و نرم افزارهای مدیریت انبار می‌تواند به بهبود عملکرد و کارایی انبارگردانی کمک کند.

به محلی که یک یا چند نوع کالای صنعتی، بازرگانی، مواد اولیه یا فرآورده های مختلف که برپایه ی یک سیستم صحیح طبقه بندی شده اند را انبار می گویند.

انبار از لحاظ شکل به سه دسته  پوشیده ،سرپوشیده یا هانگارد و باز یا محوطه دسته بندی می شود.

انبارگردانی یکی از اصول اجرایی دوره ای و علی الخصوص در پایان سال مالی است.

براساس استانداردهای حسابداری حداقل هر سال برای یکبار انبارگردانی باید در انبارهای شرکتهای بازرگانی، تولیدی و صنعتی صورت گیرد.

البته با توجه به ابعاد و اهمیت کالاها این زمان میتواند کوتاه تر هم در نظر گرفته شود.

در کل انبارگردانی به منظور ایجاد اطمینان از وجود کمی و کیفی و کنترل کالاها انجام می شود.

از جمله کارهایی که در زمان انبارگردانی اجرا خواهد شد:

• الصاق تگ به کالا
• پلمب انبار
• عدم ورود و خروج کارکنان و افراد به انبار
• مرتب سازی کالاها

انبارگردانی و استفاده  علاوه بر توزیع بهتر و ایجاد نظم در محیط نگهداری، انبارگردانی اثرات شگرفی در کسب‌ و کار دارد، چه بسا کسب و کارهایی که به دلیل عدم بهره گیری از اصول انبارگردانی و انواع نرم افزار مدیریت انبار مثل انواع نرم افزارهای حسابداری یا بهره گیری از اکسل انبارگردانی هوشمند به سمت ورشکستگی سوق داده شدند.

سنجش کمی و کیفی کالای انبار و مدیریت مواد و کالا، مرتب‌ سازی و چسباندن انواع تگ باعث ایجاد نظم در دفتر های مالی و انبار می‌ شود.

شناسایی هرگونه مغایرت بین تعداد و نوع کالای موجود و اطلاعات واحد فروش، امکان بروز خطا را کاهش می‌دهد، و این از وظایف اصلی تمامی سیستم های مالی می باشد ( حفاظت از دارایی های واحد تجاری ).

از حساس ترین موارد ترازنامه می توان به موجودی مواد و کالا اشاره کرد که غفلت در حفظ و نگهداری آن صدمات بیشماری را به ارمغان می آورد.

کتاب ژنتیک حسابداری و حسابرسی مبتنی بر اکسل | کتاب اکسل پیشرفته | persianfi

هدف از انبارگردانی چیست ؟

هدف اصلی انبارگردانی یا مدیریت انبار، بهینه‌ سازی مدیریت موجودی و جریان کالا در یک سازمان استT این فرایند شامل مدیریت و کنترل حرکت و ذخیره‌ سازی کالاها، مواد و محصولات، به منظور افزایش کارایی و بهبود عملکرد سازمان است.

اهداف اصلی انبارگردانی شامل کاهش هزینه‌ ها، بهبود خدمات به مشتریان، افزایش بهره وری و بهبود کیفیت محصولات و خدمات است.

کنترل موجودی مواد و کالا یکی از اقلام مهم دارایی های جاری در ترازنامه است و همچنین کنترل ارزش موجودی تاثیر قابل ملاحظه ای در میزان سود و زیان شرکتها دارد.

به همین دلیل در هر دوره مالی لازم است که پرسنل مالی و انبار بسته به نوع صنعت ، دست کم دو مرتبه در سال کل موجودی های شرکت را شمارش نمایند تا از عدم مغایرت موجودی ها با کاردکس حسابداری و کاردکس موجودی انبار اطمینان حاصل شود.

در کنار کنترل موجودی و ارزش آن، انبارگردانی به اهداف زیر نیز انجام می شود:

ایجاد اطمینان از اعداد بکار رفته در صورتهای مالی

جداسازی اجناس ضایع شده (غیرقابل مصرف) و ایجاد نظم در انبار

افزایش صحت عملکرد حسابداری انبار و انباردار ها

یکپارچه‌ سازی اطلاعات بین انبار و فروش

جلوگیری از اتلاف منابع سازمان

بهره گیری از موجودی صحیح در امر فروش

تصمیم در مورد بکارگیری روش های خاص مدیریت انبار برای کنترل هزینه های “قابل کنترل”

اکسل انبارگردانی هوشمند در این زمینه می تواند در کنار سیستم حسابداری دید وسیعتری از نحوه مدیریت انبار و مدیریت مواد و کالا جهت بهینه سازی انبار به شما بدهد.

انواع انبارگردانی :

انبارگردانی پایان سال

انبارگردانی میان دوره

انبارگردانی مستمر

انبارگردانی رندم یا موردی

اکسل انبارگردانی هوشمند | نرم افزار مدیریت انبار

انبارگردانی پایان سال

این نوع از انبارگردانی با هدف تعیین موجودی پایان دوره برای تعیین سود و زیان مجموعه و تهیه ترازنامه و گزارشات مالیاتی و … از اهمیت بالایی برخوردار است .

از این رو انبارگردانی پایان سال در انتهای سال مالی و برای بررسی تطابق موجودی پایان دوره با کاردکس‌ های حسابداری برای انتقال به سال بعد انجام می‌ شود.

انبارگردانی میان دوره :

انبارگردانی میان دوره پس از پایان نیمه اول سال مالی انجام می‌شود، به این ترتیب هر چه تعدد کنترل انبار بیشتر باشد مغایرت در موجودی انبار و کاردکس‌ها (در صورت وجود) به سهولت قابل پیگیری و رفع شدن خواهد بود.

انبارگردانی مستمر :

در برخی فعالیت‌ های اقتصادی که گردش ورود و خروج محصولات در آنها زیاد است و یا محصولات از ارزش بالایی برخوردار هستند، فرآیند انبارگردانی در بازه‌ های زمانی کوتاه‌ تر انجام می‌ شود.

انبارگردانی رندم یا موردی :

این نوع از انبارگردانی که انبارگردانی ناگهانی نیز نامیده می‌ شود، بدون زمان بندی مشخص و به دلایلی نظیر بررسی صحت موجودی اعلامی انبار ، کشف اشتباهات یا تقلبات احتمالی و یا تعویض انباردار انجام می‌ شود.

اکسل انبارگردانی هوشمند | نرم افزار مدیریت انبار | سیستم انبارگردانی | انبارهای هوشمند | بهینه سازی انبار |

انبارهای اتوماتیک | دانلود رایگان اکسل انبارداری | دانلود رایگان اکسل انبارگردانی | اکسل انبارگردانی.xlsx | 

تگ  یا برچسب کالا چیست ؟

تگ کالا به برگه ای گفته می شود که در آن نام کالا، کد کالا، کد فنی، موجودی کالا، محل قرار گیری و به نسبت صنعت موارد دیگر وجود دارد.

تصویر تگ کالا در اکسل انبارگردانی

تگ (برچسب) کالا در اکسل انبارگردانی

تگ یا برچسب انبار گردانی

تگ انبارگردانی در واقع برگه شمارش کالا است، این تگ فرمی خاص جهت مستند کردن شمارش کالا است و در جهت جلوگیری از تکرار شمارش و یا از قلم افتادن کالا طراحی شده است.

افراد قبل از شروع انبارگردانى باید مشخصات هر کالا را بر روى تگ انبار نوشته و جهت الصاق به موجودى کالا تحویل انباردار دهند. این فرم معمولاً اًز سه قسمت تشکیل شده است:

1. اطلاعات شمارش اول
2. اطلاعات شمارش دوم
3. اطلاعات شمارش نهایى

بر اساس استاندارد سه ستون برای ثبت اطلاعات شمارش بر روی هر تگ قرار داده می شود، اکسل انبارگردانی با ایجاد برچسب هوشمند کالا و امکان پرینت دسته ای این مورد را در دسترس قرار داده.

در انبارگردانی چه مواردی شمارش می شوند ؟

• مواد و کالاها: از جمله مواد خام، محصولات نهایی، قطعات و قطعات مختلفی که در انبار نگهداری می‌ شوند.
• واحدهای انبار: از جمله راک‌ ها، پالت‌ ها، قفسه‌ ها و سایر واحدهای نگهداری کالا در انبار.

مواد خام یا اولیه

ماده خام یا اولیه که به‌ عنوان کالای اساسی نیز شناخته می‌ شود، ماده اساسی برای تولید کالاها است.

مواد خام می‌ تواند حتی انرژی یا مواد واسطه‌ ای هم باشد که مواد اولیه محصولات نهایی آینده هستند؛ بنابراین مواد اولیه اولین گلوگاه اساسی برای تولید تمامی محصولات است که واحدهای تولیدی بسیار به آن نیازمند هستند.

مواد و لوازم مصرفی

مواد و لوازم مصرفی همانطور که اسمشان پیداست در صورت نیاز مورد استفاده قرار می‌ گیرند و ممکن است عمر کوتاهی داشته باشند و دور انداخته شوند. برخی از این لوازم هم در طولانی‌ مدت مورد استفاده قرار می‌ گیرند و به‌ تدریج فرسوده می‌ شوند.

برای مثال محصولات تجهیزات اداری مصرفی مانند: کاغذ، قلم، پوشه فایل، تونر یا کارتریج جوهر و این در مقابل کالاهای بادوام و کالاهای سرمایه‌ ای در دفتر و محل کار، از جمله کامپیوتر، دستگاه‌ های فکس، و دستگاه‌ های دیگر کسب‌ و کار یا مبلمان اداری است.

مواد و لوازم در جریان ساخت

زمانی که کالاها همچنان در چرخه تولید باشند و نیمی یا بیشتر از فرایند تولید را گذرانده باشند اما هنوز کامل نشده باشند، آنها را کار یا کالاهای در حال ساخت می نامیم.

کالای در جریان ساخت از مواد اولیه استفاده می‌ کند  و در نهایت به محصول نهایی می‌ رسد اما در وضعیت فعلی هنوز به تکامل نرسیده است.

معمولاً این کالاها حجمی از مواد خام را در ابتدای فرایند تولید می‌ گیرد و در فرایند تولید هزینه‌ های اضافی در هر بخش تولید به آن اضافه می‌ شود، برای بدست آوردن بهای تمام شده از جدول معادل آحاد و روش های استاندارد دیگر بهره می گیریم.

کالای ساخته شده یا تکمیل شده یا خریداری شده

کالاهایی هستند که فرایند ساخت را کامل کرده‌ اند اما هنوز به فروش نرسیده‌ اند یا برای مصرف‌ کنندهٔ نهایی توزیع نشده‌ اند، یا کالاهایی که به قصد فروش خریداری شده اند.

برخی اصطلاحات در مدیریت انبار :

کارت موجودی انبار

فرد انباردار برای مدیریت بهتر انبار، تعداد موجودی هر کالا را در بالای کاردکس آن ثبت کرده تا اطلاعات کافی را برای سفارش مجدد آن داشته باشد.

معمولاً برای کالایی حداقل‌ ها یی در نظر گرفته می‌ شود که با نزدیک شدن به آن، انباردار باید نسبت به اعلام آن به واحد تدارکات و سفارش مجدد، اقدامات لازم را انجام دهد.

قفسه‌بندی انبار

امروزه در سیستم انبارداری، موضوع قفسه‌ بندی دارای اهمیت بسیاری است و حتی تصور یک انبار بدون قفسه‌ های مجزا برای نگهداری کالاهای مختلف، ممکن نیست.

قفسه‌ بندی به شما کمک می‌  کند تا کالاهای خود را بر اساس ویژگی‌ های مختلف جداسازی کنید و بر اساس آن در سیستم انبار ثبت کنید.

قفسه‌ بندی و دسته‌ بندی کالاها به شما در انبارداری آسان‌ تر کمک می‌ کند و در بسیاری از موارد از خسارات مادی و جانی جلوگیری می‌ کند.

کاردکس کالا

کاردکس کالا در انبار به ردیابی و کنترل تعدادی و ریالی هر قلم کالا در هر بازه زمانی کمک می‌ کند.

نگهداری مقدار موجودی لحظه‌ ای در کاردکس بسیار مهم است و از فاکتورهای مهم ارزیابی عملکرد هر انبار است.

مقادیر کاردکس کالا با مقادیر فیزیکی معمولاً مطابقت داده می‌ شود و عملیات انبارگردانی بر اساس این اطلاعات، اجرا می‌ شود.

کدینگ کالا

کد کالا و یا کد شناسایی کالا عاملی برای شناسایی و روشی برای تشخیص تمامی کالاهایی است که در انبار نگهداری می‌ شود .

این کد برای تمامی کالاهایی که توضیحات  و مشخصات زیادی دارند مورد استفاده قرار می‌ گیرد.

با استفاده از این کد، می‌ توان نام و تمامی توضیحات مربوطه را در قالب یک عدد کوچک طراحی کرده که این موضوع به ورود آسان داده‌ ها و مدیریت بهتر داده‌ ها نیز کمک می‌ کند.

نرم افزار فاکتور فروش را نیز بررسی فرمایید.

فرآیند انبارگردانی چگونه است ؟

فرآیند انبارگردانی باید با حضور انباردار و حسابرس و مسئول انبارگردانی و مسئول مالی انجام شود.

در پایان طبق صورتجلسه انبارگردانی ، کسری و اضافات مکتوب و امضاء شده به مدیریت گزارش می شود تا تصمیم گیری در خصوص صدور سند تعدیل انبار و سند حسابداری اضافات و کسری ها اتخاذ گردد.

اگر بعد از اجرای انبارگردانی کسری یا اضافات انبار وجود داشته باشد کل خالص اضافات و کسری ها نهایتا به صورت سود و زیان منتقل خواهد شد.

در شرکتهای تولیدی مبنا قدری متفاوت است؛ اینکه موجودی مواد اولیه دارای کسر یا اضافات باشد یا در فرایند تولید و موجودی کالای در جریان با سیستم صنعتی همخوانی نداشته باشد یا موجودی کالای ساخته شده.

در این مورد ثبت های مربوطه متفاوت است که از مبحث ما خارج است.

در کل ثبت حسابداری کسر یا اضافات انبار بعد از اجرای عملیات انبارگردانی به صورت زیر خواهد بود:

وجود اضافی انبار، یعنی موجودی واقعی بیشتر از موجودی سیستم می باشد لذا بایستی موجودی سیستم حسابداری را تا میزان موجودی واقعی افزایش دهیم بنابر این معادل مبلغ اضافات، حساب کنترل مواد ، بدهکار و حساب کسری و اضافات انبار ، بستانکار می گردد.

• موجودی مواد و کالا ( بدهکار )
•        کسر و اضافات انبار ( بستانکار )

وجود کسری انبار ، یعنی موجودی واقعی کمتر از موجودی سیستم باشد ، در این مورد بایستی موجودی سیستم حسابداری را تا میزان موجودی واقعی کاهش دهیم ،به این منظور ‌معادل مبلغ کسری، ‌حساب کسری و اضافات انبار، ‌بدهکار و حساب کنترل مواد یا حساب موجودی مواد، بستانکار می گردد.

• کسر و اضافات انبار ( بدهکار )
•       موجودی مواد و کالا ( بستانکار )

نکته : در شرکتهای تولیدی بجای موجودی مواد و کالا اغلب از حساب ” کنترل موجودی کالا ” استفاده می گردد.

برای بستن حساب کسری و اضافات انبار روشهای متعددی وجود دارد، یکی از این روشها بستن حساب فوق الذکر به خلاصه حساب سود و زیان می باشد.

در این روش با ثبت معکوس ماهیت حساب آن را به خلاصه سود و زیان میبندیم.

اگر حساب کسری و اضافات انبار دارای مانده بدهکار باشد، ‌برای بستن آن، حساب خلاصه سود و زیان،‌ بدهکار و حساب کسری و اضافات انبار ، بستانکار می گردد.

• حساب خلاصه سود و زیان ( بدهکار )
•        حساب کسری و اضافات انبار ( بستانکار )

اگر حساب کسری و اضافات انبار دارای مانده بستانکار باشد، برای بستن آن، حساب کسری و اضافات انبار بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان بستانکار می گردد.

• حساب کسری و اضافات انبار ( بدهکار )
•        حساب خلاصه سود و زیان ( بستانکار )

نکته : مهمترین نکته در انبار گردانی و پس مشاهده مغایرات ؛ پیدا کردن منشاء این مغایرات احتمالی است، بعنوان مثال :

1. فرسوده بودن خطوط تولید و ضایع شدن مواد اولیه
2. عدم مهارت کارکنان و سرپرستان تولید و ضایعات غیر عادی قابل کنترل
3. بروز نبودن فرمول تولید
4. عدم مهارت انباردار در کنترل انبار یا نبود نیروی کافی جهت کنترل
5. اشتباه در اسناد ورود یا خروج
6. عدم ثبت برخی از حواله ها یا رسید های انبار بنا به دلایلی چون نرسیدن یا دیررسیدن آنها
7. تقسیم و شکست قطعات بزرگ به تکه های کوچکتر
8. تبخیر و از بین رفتن موجودی و ضایعات
9. جذب آب و رطوبت توسط مواد که ممکن است باعث افزایش وزن برخی از مواد گردد
10. سوء استفاده های افراد و سرقت و …
11. اشتباه یا تقلب در ورود یا خروج فیزیکی کالا و …

کسر و اضافات انبار یکی از مهم‌ترین مسائل مدیریت نبار است که در صورت عدم کنترل و مدیریت صحیح آن، می‌تواند به افزایش هزینه‌ها، کاهش سودآوری و افزایش زمان تحویل محصولات منجر شود. علل اصلی کسر و اضافات انبار عبارتند از:

1. نداشتن سیستم مدیریت انبار مناسب: عدم استفاده از سیستم‌های مدیریت انبار مدرن و موثر می‌تواند منجر به کسر و اضافات انبار شود.
2. عدم برنامه‌ریزی دقیق: عدم برنامه‌ریزی دقیق برای تامین مواد اولیه و تعیین مقدار موجودی مورد نیاز می‌تواند باعث کسر و اضافات انبار شود.
3. عدم انطباق میزان تقاضا و تامین: اگر میزان تقاضا و تامین مواد اولیه با یکدیگر هماهنگ نباشد، ممکن است کسر و اضافات انبار ایجاد شود.
4. عدم کنترل موجودی: عدم کنترل دقیق بر موجودی‌های انبار می‌تواند باعث افزایش موجودی‌های غیرضروری یا کمبود موجودی‌های مورد نیاز شود.
5. عدم مدیریت حمل و نقل بهینه: عدم استفاده از روش‌های حمل و نقل بهینه می‌تواند باعث افزایش زمان تحویل محصولات و افزایش هزینه‌ها شود.

برای جلوگیری از کسر و اضافات انبار، مدیران باید از سیستم‌های مدیریت انبار موثر استفاده کنند، برنامه‌ریزی دقیق انجام دهند، موجودی‌ها را به‌طور منظم کنترل کنند و از روش‌های حمل و نقل بهینه استفاده کنند.

آیا کسری انبار هزینه قابل قبول است؟

اضافات انبار معمولا باعث افزایش سود و در نهایت افزایش مالیات شرکت می شود و طبیعتا از منظر مالیاتی پذیرفته شده است .

کسری انبار باعث کاهش سود شده و در صورتی که به دلیل ضایعات متعارف تولید باشد و یا خسارات آن قابل توجیه باشد به استناد بند های 9 و 25 ماده 148 قانون مالیاتهای مستقیم به عنوان هزینه قابل قبول پذیرفته می شود.

هزینه‌های مربوط به جبران خسارت وارده مربوط به فعالیت و دارایی موسسه مشروط بر این­که:

اولا – وجود خسارت محقق باشد.

ثانیا – موضوع و میزان آن مشخص باشد.

ثالثا – طبق مقررات قانون یا قراردادهای موجود جبران آن به عهده دیگری نبوده یا در هر صورت از طریق دیگران جبران نشده باشد.

نکته : پیشنهاد می شود در خصوص ضایعات و خسارات بالا حتما از نمایندگان مراجع مربوطه جهت بازدید و صورتجلسه دعوت بعمل آید.

دستورالعمل انبارگردانی (مراحل انبارگردانی)

الف) مرحله قبل از آغاز شمارش

ب) مرحله حين شمارش کالا

ج) مرحله بعد از پايان شمارش

الف :  مرحله قبل از شمارش

دستورالعملی برای شمارش توسط هماهنگ کننده ارائه خواهد شد که باید به طور کامل مورد بررسی قرار گیرد.

در صورت وجود هرگونه مشکل باید قبل از شروع شمارش گزارش شده و بر طرف گردد.

مراحل قبل از آغاز شمارش به صورت زیر است:

1- انبارگردانی موجوديهای جنسی از ساعت …….. صبح مورخ ……/………/…….14 آغاز و در ساعت …………… مورخ ……/………/…….14 خاتمه مي يابد.

2- مسئول انبارگرداني قبلا انبار را مورد بازديد قرارداده و در صورت وجود اشكال درهر زمينه (چيدمان و الصاق تگ كالا ؛ امكانات مورد نياز و…) قبل از شروع عمليات شمارش، موارد مشاهده شده را با مسئولين مربوطه حل نمايد.

3- مشخص نمودن کلیه مواد و کالاهای ضایعاتی از دیگر موجودی ها

4- تفکیک نمودن کلیه اقلام راکد و معیوب از دیگر موجودی ها

5- جدا نمودن مواد و کالاهای امانی دیگران نزد شرکت از دیگر موجودی ها

6- گروه هاي شمارش در قالب ………… تيم …………. نفره و مسئول ثبت كه توسط مسئول انبارگردانی تعيين می گردند در زمانهای مقرر اقدام به انبارگرداني مي نمايند ضمنا افراد فوق الذكر قبلا آموزش كافی ديده باشند.

7- پيش از اجراي موجودي برداري شماره و تاريخ آخرين رسيد و حواله منتهی به تاريخ شروع موجودي برداري توسط مسئول انبارگردانی اخذ و يادداشت گردد.

8- اقلام به شكلی چيده شده باشند كه شمارش به آساني انجام پذيرد و تگها بر تك تك گروه های كالاها نصب شده باشند و اگر كالايي مازاد بوده و چون جزء موجودی نبوده تگ ندارد بايد بدان تگ سفيد اختصاص يافته تا در شمارش منظور گردد.

9- در مواقع استثنائی كه نياز میرم به ورود و خروج كالا از انبار در زمان انبارگردانی باشد حتما بايد با نظارت هماهنگ كننده انجام و حواله و رسيدهای مذكور بايد توسط هماهنگ كننده انبارگردانی امضا و مشخص گردد كه ورود یا خروج  كالا قبل و يا بعد از انبارگردانی بوده است.

10- با توجه به اعلام روزها و ساعات شمارش انبار، به قسمت هاي مختلف كارگاه چند روز قبل از انبارگردانی، لازم است عوامل اجرايی جهت برآورد و دريافت احتياجات خود و يا صدور سند و ………… قبل از روزهای تعيين شده به انبار مراجعه نمايند.

ب : مرحله حين شمارش کالا

در ساعات تعیین شده از قبل، گروه های اعلامی، برای عملیات شمارش در محل های مربوط به خود مستقر شده و بعد از شمارش هر یک از اقلام برگه های مربوط به شمارش هر یک از اقلام را کامل امضاء نمایند.

موارد تکمیلی مرحله در حين شمارش به صورت زیر است:

1- مسئولين انبارها نبايستي در امر شمارش دخالت مستقيم داشته باشند.

2- به منظور سهولت در امر شمارش از تگ های تهیه شده که دارای سه قسمت بشرح زیر است استفاده می گردد.

3- هر قسمت دارای (شرح _کد_واحد کالا) نام انبار _نام و نام خانوادگی شمارشگر و ناظر است.

4- موجودی برداری توسط گروه های … نفری انجام می شود، يك فرد شمارش را انجام داده و فرد ديگر ضمن تائيد شمارش، آن را ثبت نمايد.

تا آنجا كه امكان دارد يكی از افراد گروه … نفری بايد به گونه ای انتخاب گردد كه با موجودي ها آشنا بوده و به آسانی بتواند نوع و مشخصات موجودي ها را با مشخصات ثبت شده تطبيق داده و درصورتي كه مشخصات بر روي اجناس نصب نشده باشد بتواند مشخصات و نوع اجناس را تشخيص دهد.

5- چنانچه موجودي هايي براساس وزن ثبت مي  شوند اطمينان حاصل شود تا وسائل لازم براي توزين در دسترس باشد.

6- پس از شمارش موجوديها و جمع آوري تگ هاي اولين شمارش، داده ها توسط مسئول ثبت اسناد در سیستم حسابداری یا اکسل انبارگردانی ثبت کرده و اقلام مغايرت دار توسط تيم بعدي شمارش دوم ، و در صورت مغايرت بعدي در شمارش سوم توسط تيم جديد شمارش می شود، شمارش سوم نهايي تلقي مي گردد.

7- براي جلوگيری از شمارش مجدد و يا شمارش نشدن پاره اي ازموجودي ها؛ شمارش بايستی به شكل اصولی انجام پذيرد، به عنوان مثال موجودي ها را رديف به رديف (از ابتدا تا انتها) شمارش نموده و اجناس شمارش شده را با علامت گذاری مشخص نمائيد.

8- امضاء تمام تگ هاي شمارش و هرگونه اصلاح در آنها بوسيله تيم شمارشگر هر مرحله ضروري است.

9- موجوديهاي معيوب، فاسد، كم مصرف و غير استاندارد بايد با ذكر مورد در برگه هاي شمارش ثبت و در صورت نهايی انبارگرداني انعكاس يابد.

10- بطور نمونه بايد محتويات تعدادي از موجودي های سر بسته توسط گروه هاي شمارش كننده مورد شمارش قرار گيرد.

11- در مورد اقلامي مانند مصالح با سنجش خاص، يا نظر كارشناسان ( دفترفنی ) بطور نسبتا معقول برآورد گردد.

12- پس از شمارش در پایان هر روز کلیه انبارها با حضور ناظر حسابرسی ،سرپرست انبار و توسط هماهنگ کننده انبار گردانی پلمپ و در روز بعد توسط افراد فوق فک پلمپ می شود.

13- در زمان انبارگردانی عملیات تحویل و تحول در کلیه انبارها متوقف می گردد .

ج : مرحله بعد از پایان شمارش

بعد از اتمام عملیات شمارش و تکمیل برگه های شمارش لازم است سرپرست مربوطه، شمارش برگه ها و تگ های شمارش اقلام را جمع آوری نموده و تمامی آنها را در اختیار هماهنگ کننده انبارگردانی قرار دهد.

مراحل بعد از شمارش موجودی ها در به شرح ذیل است :

1- كليه تگ هاي شمارش (شامل تگ هاي استفاده شده باطل شده و استفاده نشده) به مسئول انبارگردانی جهت كسب اطمينان از استفاده درست از تمام برگه هاي شمارش تحويل شوند.

2- بررسي مغايرت و اصلاح مدارك پس از تاييد مديريت امكان پذير خواهد بود.

3- صورت نهايي انبارگردانی توسط مسئول انبارگردانی تهيه تا پس ازتاييد مسئولين شمارش ومسئول انبار و سرپرست كارگاه جهت هرگونه تصمیم گیری در خصوص کسر و اضافات موجودی ها به مدیریت مالی ارجاع شود.

مزایای انبارگردانی چیست ؟

انبار گردانی یکی از عوامل مهم در موفقیت و رشد یک کسب و کار است و دارای مزایای زیر می‌باشد:

1. بهینه‌سازی موجودی: انبار گردانی به شما کمک می‌کند تا موجودی کالاها و مواد اولیه را بهینه‌ سازی کنید و از اتلاف و هزینه‌ های اضافی جلوگیری کنید.
2. افزایش سرعت و کارایی: با بهبود فرآیندهای انبار گردانی، می‌توانید سرعت و کارایی در تحویل محصولات به مشتریان خود را افزایش دهید.
3. کاهش هزینه‌ها: انبار گردانی به شما کمک می‌کند تا هزینه‌های مربوط به نگهداری و مدیریت انبار را کاهش دهید و به صورت کلی هزینه‌های کسب و کار خود را کاهش دهید.
4. بهبود خدمات به مشتریان: با بهبود فرآیندهای انبار گردانی، می‌توانید بهترین خدمات را به مشتریان خود ارائه دهید و از رضایت آن‌ها بهره‌مند شوید.
5. افزایش توانایی رقابتی: با بهبود انبار گردانی، می‌توانید توانایی رقابتی خود را افزایش دهید و به صورت کلی بهبود عملکرد و عملکرد کسب و کار خود را تضمین کنید.

دفعات شمارش کالا در انبارگردانی

معمولاً شمارش موجودی انبار برای افزایش دقت و کاهش ضریب خطا، در دفعات متعددی تکرار می‌شود که به صورت ذیل است.

تک شمارشی

در این حالت شمارش موجودی یک‌ بار انجام می‌ شود و اگر مغایرتی بین موجودی و عدد ثبت شده در کاردکس وجود نداشته باشد، گزارش صحت موجودی صادر می‌شود.

اما در صورت وجود مغایرت موجودی با کاردکس، کالاها لیست شده و دو شمارشی انجام می‌شود.

دو شمارشی

در این حالت شمارش موجودی برای بار دوم انجام می‌ شود و اگر عدد حاصل از شمارش دوم با عدد شمارش اول برابر باشد، مقدار شمارش شده معتبر است و به‌ عنوان موجودی صحیح اعلام می‌ شود.

اما در صورت وجود مغایرت بین دو شمارش، حالت سه شمارشی اتفاق می‌افتد.

 سه شمارشی

در این حالت شمارش موجودی برای بار سوم انجام می‌ شود و تنها عدد حاصل از شمارش سوم معتبر بوده و به‌ عنوان موجودی صحیح ثبت می‌ شود .

نقش واحد انبار در انبارگردانی چیست؟

واحد انبار در دریافت و ثبت  و خروج کالاها نقش بسزایی دارد و در این قسمت برای شما مواردی را ارائه می کنیم:

ارائه رسید کالاهای دریافتی

کالای وارد شده به انبار بی‌ درنگ بازرسی و شمارش می‌ گردد و برای آنها رسید صادر می‌ شود سپس، دایره انبار مقادیر کالاهای دریافتی را به دایره حسابداری گزارش می‌ دهد .

دایره انبار با انجام دادن این وظایف، نقش بزرگی در کنترل کلی موجودی‌ های مواد و کالا بازی می‌ کند.

دایره انبار با امضای رسید انبار، مسئولیت خود را می‌ پذیرد و با اعلام مقادیر واقعی کالای انبار شده به دایره حسابداری، کار دایره دریافت کالا را تأیید می‌ کند.

 صدور کالا و دریافت حواله انبار

دایره انبار با مسئولیتی که نسبت به کالاهای تحت کنترل خود دارد، اصرار می‌ ورزد که در ازای هر خروج کالا از انبار ، یک حواله انبار با شماره ردیف و سریال دریافت کند، که آن حواله به‌ عنوان رسید کالا از دایره دریافت‌ کننده آن محسوب می‌ گردد.

حواله‌ های انبار معمولاً در سه نسخه تهیه می‌ شود :

یک نسخه در دایره درخواست‌ کننده بایگانی می‌ شود، یک نسخه به‌ عنوان رسید تحویلی به انبار است و نسخه سوم به دایره حسابداری راسال می‌ گردد تا مبنای تخصیص و تعیین بهای تمام‌ شده قرار گیرد.

مدارک مثبته از موجودی‌ ها، از مهم‌ ترین عنصر کنترل داخلی است.

انبارگردانی وظیفه کیست؟ شرح وظایف برای تهیه گزارش

برای آشنایی با مسئولیت انبارگردان باید وظایف تهیه گزارش را بدانید. شمارش کالا در انبار کار دشواری نیست و با استفاده از یک نرم افزار مانند اکسل انبارگردانی هوشمند، ثبت و گزارش  اطلاعات به‌ سادگی انجام خواهد شد.

در برخی شرکت‌ های کوچک، وظیفه انبارگردانی به عهده مسئول انبار است، یعنی انباردار علاوه بر حفظ، نگهداری و تعیین چیدمان کالا، تهیه گزارش و سرشماری را نیز انجام خواهد داد.

همچنین هنگام انجام هر نوع انبارگردانی، یکی از اعضای تیم حسابداری نیز حضور دارد.

شرکت‌ هایی که انبارهای بزرگ دارند و حجم فروش و توزیع روزانه‌ شان بسیار بالا است، یک کادر مخصوص انبارگردانی استخدام می‌ک نند.

حسابرس‌هایی که وظایف مربوط به تهیه گزارش را انجام می‌ دهند، آموزش انبارگردانی از صفر تا صد را پشت سر گذاشته‌اند.

کسب‌وکارهای بزرگ و حرفه‌ای معمولاً انبارگردانی را به افرادی غیر از مسئولان انبار می‌سپارند، تخصیص وظایف باعث می‌ شود در صحت گزارش هیچ شبهه‌ ای نباشد.

وظایف حسابرس هنگام انبارگردانی چیست؟

حسابرس در هنگام انبارگردانی دارای وظایف مهمی است که به شرح زیر می‌باشد:

1. بررسی دقیق مستندات مربوط به انبارگردانی: حسابرس باید مستندات مربوط به انبارگردانی را بررسی کند و از صحت و کامل بودن آنها اطمینان حاصل کند.
2. ارزیابی صحت موجودی‌ها: حسابرس باید موجودی‌های موجود در انبار را ارزیابی کرده و از صحت آنها اطمینان حاصل کند. این شامل بررسی تطابق موجودی‌ها با سوابق مالی و اسناد مربوطه می‌شود.
3. بررسی روش‌های شمارش و ثبت موجودی‌ها: حسابرس باید روش‌های شمارش و ثبت موجودی‌ها را بررسی کند و از اینکه این روش‌ها با استانداردهای حسابرسی مطابقت دارند، اطمینان حاصل کند.
4. ارزیابی سیستم کنترل داخلی: حسابرس باید سیستم کنترل داخلی مربوط به انبارگردانی را ارزیابی کرده و از کارایی و کاربردی بودن آن اطمینان حاصل کند.
5. گزارش نتایج انبارگردانی: حسابرس باید نتایج انبارگردانی را به مدیران و صاحبان کسب و کار گزارش کرده و در صورت وجود هرگونه نقص یا مشکل، پیشنهادات مناسب برای رفع آنها ارائه کند.

از آنجا که موجودی‌های مواد و کالا بخش عمده‌ای از دارایی‌های جاری شرکت‌ها را تشکیل می‌دهد بنابراین حسابرسی آن به‌دقت ویژه‌ای نیاز دارد. همان‌طور که می‌دانید حسابرسان برای رسیدن به هدف‌های موردنظرشان در مورد هر یک از اقلام صورت‌های مالی آزمون‌هایی را به اجرا درمی‌آورند:

1. آزمون رعایت
2. آزمون محتوا

آزمون‌ های رعایت برای بررسی میزان اطمینان و یا کیفیت و کمیت کنترل داخلی صاحب‌کار انجام می‌ گیرد و آزمون محتوا برای بررسی اعتبار ارقام اسناد و مدارک.

آزمون‌ های محتوا 5 هدف را دنبال می‌ کنند:

1. اثبات وجود
2. اثبات مالکیت
3. اثبات کامل بودن
4. اثبات ارزش
5. نحوه ارائه در صورتهای مالی

اما انبارگردانی که مبحث امروز ما است فقط برای اثبات وجود و مالکیت است.

معمولاً برای اثبات عینی موجودی‌ها از یکی از دو روش زیر استفاده می‌کنند:

1. روش شمارش دائم: که موجودی‌ ها تحت یک برنامه معین در دوره مالی شمارش می‌ شوند.
2. روش شمارش مقطعی: این روش معمولاً در مقاطع معین مثلاً پایان سال مالی مورد استفاده قرار می‌ گیرد.

چارچوب کلی انجام این روش انبارگردانی است. در فرآیند ورود و خروج کالا به شرکت یا از آن، دپارتمان‌ ها یا بخش‌ های مختلفی مؤثر هستند ازجمله واحد دریافت کالا که وظیفه دریافت و ارسال آن به انبار را بر عهده دارد.

همچنین مطالعه کنید : اکسل حقوق و دستمزد 1403

موفق باشید …